Tugas 2. Manajemen Proyek dan Resiko ~ News Mixx

1. Jelaskan penggunaan metode critical path methods (CPM) dalam penyelesaian proyek.

2. Jelaskan prinsip dari metode PERT dalam penyelesaian manajemen proyek.

3. Bagaimana mengurangi risiko yang timbul dalam pelaksanaan proyek.

JAWABAN

1. Langkah-langkah dalam Perencanaan Proyek CPM

Tentukan masing-masing kegiatan.
Tentukan urutan kegiatan tersebut.
Menggambar diagram jaringan.
Perkiraan waktu penyelesaian untuk setiap kegiatan.
Identifikasi jalur kritis (jalan terpanjang melalui jaringan)
Update diagram CPM sebagai proyek berlangsung.

1. Tentukan Aktivitas Individu

Dari struktur rincian pekerjaan, daftar yang dapat dibuat dari semua kegiatan dalam proyek. Listing ini dapat digunakan sebagai dasar untuk menambahkan informasi urutan dan durasi dalam langkah-langkah selanjutnya.

2. Tentukan Urutan Kegiatan

Beberapa kegiatan tergantung pada penyelesaian lain. Sebuah daftar dari pendahulu langsung dari masing-masing kegiatan ini berguna untuk membangun jaringan diagram CPM.

3. Gambarkan Diagram Jaringan

Setelah kegiatan dan sequencing mereka telah didefinisikan, diagram CPM dapat ditarik. awalnya dikembangkan sebagai suatu kegiatan pada node (AON) jaringan, tetapi beberapa perencana proyek lebih memilih untuk menentukan kegiatan di busur.

4. Estimasi Kegiatan Waktu Penyelesaian

Waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap kegiatan dapat diestimasi dengan menggunakan pengalaman masa lalu atau perkiraan orang berpengetahuan. CPM adalah model deterministik yang tidak memperhitungkan variasi rekening dalam waktu penyelesaian, sehingga hanya satu nomor yang digunakan untuk memperkirakan waktu kegiatan itu.

5. Identifikasi Jalur Kritis

Jalur kritis adalah jalur terpanjang durasi melalui jaringan. Arti penting dari jalur kritis adalah bahwa kegiatan yang terletak di atasnya tidak dapat ditunda tanpa menunda proyek. Karena dampaknya terhadap keseluruhan proyek, analisis jalur kritis merupakan aspek penting dari perencanaan proyek.

Jalur kritis dapat diidentifikasi dengan menentukan empat parameter berikut untuk setiap kegiatan:

· ES - waktu mulai paling awal: waktu yang paling awal di mana aktivitas dapat mulai diberi bahwa kegiatan preseden yang harus diselesaikan terlebih dahulu.

· EF - waktu selesai paling awal, sama dengan waktu mulai paling awal untuk kegiatan ditambah waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan aktivitas.

· LF - waktu selesai terakhir: waktu terakhir di mana aktivitas dapat diselesaikan tanpa menunda proyek.

· LS - waktu mulai terakhir, sama dengan waktu selesai terakhir dikurangi waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan aktivitas.

Waktu slack untuk kegiatan adalah waktu antara waktu dan terakhir mulai awal, atau antara selesai dan terakhir waktu yang paling awal nya. Slack adalah jumlah waktu yang suatu kegiatan dapat ditunda masa lalu, mulai awal atau menyelesaikan awal tanpa menunda proyek.

Jalur kritis adalah jalur melalui jaringan proyek di mana tidak ada kegiatan yang kendur, yaitu jalan yang ES = LS dan EF = LF untuk semua aktivitas pada path. Sebuah keterlambatan penundaan proyek jalur kritis. Demikian pula, untuk mempercepat proyek perlu untuk mengurangi total waktu yang dibutuhkan untuk kegiatan di jalur kritis.

6. Update CPM Diagram

Karena proyek berlangsung, waktu penyelesaian tugas yang sebenarnya akan dikenal dan diagram jaringan dapat diperbarui untuk menyertakan informasi ini. Sebuah jalur kritis baru mungkin muncul, dan perubahan struktural dapat dilakukan dalam jaringan jika perubahan persyaratan proyek.

2. PERT yang memiliki kepanjangan Program Evalution Review Technique adalah metodologi yang dikembangkan oleh sektor swasta yang dinamakan CPM atau Critical Path Method.

Dalam melakukan perencanaan dengan PERT dibutuhkan beberapa prinsip metode, yaitu:

1. Mengidentifikasi aktivitas (activity) dan titik tempuhnya (milestone).
Sebuah aktivitas adalah pekerjaan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan sebuah proyek. Titik tempuh (milestone) adalah penanda kejadian pada awal dan akhir satu atau lebih aktivitas. Untuk mengidentifikasi aktivitas dan titik tempuh dapat menggunakan suatu tabel agar lebih mudah dalam memahami dan menambahkan informasi lain seperti urutan dan durasi.

2. Menetapkan urutan pengerjaan dari aktivitas-aktivitas yang telah direncanakan.
Langkah ini bisa dilakukan bersamaan dengan identifikasi aktivitas. Dalam menentukan urutan pengerjaan bisa diperlukan analisa yang lebih dalam untuk setiap pekerjaan.

3. Membuat suatu diagram jaringan (network diagram).

Setelah mendapatkan urutan pengerjaan suatu pekerjaan maka suatu diagram dapat dibuat. Diagram akan menunjukan pekerjaan-pekerjaan yang harus dilakukan berurutan(serial) atau secara bersamaan (pararell). Pada diagram PERT biasanya suatu pekerjaan dilambangkan dengan simbol lingkaran dan titik tempuh dilambangkan dengan simbol panah.

4. Memperkirakan waktu yang dibutuhkan untuk setiap aktivitas.

Dalam menentukan waktu dapat menggunakan satuan unit waktu yang sesuai misal jam, hari, minggu, bulan, dan tahun.

5. Menetapkan suatu jalur kritis (critical path).

Suatu jalur kritis bisa didapatkan dengan menambah waktu suatu aktivitas pada tiap urutan pekerjaan dan menetapkan jalur terpanjang pada tiap proyek. Biasanya sebuah jalur kritis terdiri dari pekerjaan-pekerjaan yang tidak bisa ditunda waktu pengerjaannya. Dalam setiap urutan pekerjaan terdapat suatu penanda waktu yang dapat membantu dalam menetapkan jalur kritis, yaitu :

ES – Early Start
EF – Early Finish
LS – Latest Start
LF – Latest Finish

Dengan menggunakan empat komponen penanda waktu tersebut bisa didapatkan suatu jalur kritis sesuai dengan diagram.

6. Melakukan pembaharuan diagram PERT sesuai dengan kemajuan proyek.

Sesuai dengan berjalannya proyek dalam waktu nyata. Waktu perencanaan sesuai dengan diagram PERT dapat diperbaiki sesuai dengan waktu nyata. Sebuah diagram PERT mungkin bisa digunakan untuk merefleksikan situasi baru yang belum pernah diketahui sebelumnya.

3. Langkah-langkah dalam mengurangii resiko adalah :

Identifikasi resiko

Proses ini meliputi identifikasi resiko yang mungkin terjadi dalam suatu aktivitas usaha. Identifikasi resiko secara akurat dan komplit sangatlah vital dalam manajemen resiko. Salah satu aspek penting dalam identifikasi resiko adalah mendaftar resiko yang mungkin terjadi sebanyak mungkin. Teknik-teknik yang dapat digunakan dalam identifikasi resiko antara lain:

Brainstorming
Survei
Wawancara
Informasi histori
Kelompok kerja

Tipe-tipe resiko:

Untuk keperluan identifikasi dan mengelola resiko yang dapat menyebabkan sebuah pengembangan melampaui batas waktu dan biaya yang sudah dialokasikan maka perlu diidentifikasikan tiga tipe resiko yang ada yaitu:

Resiko yang disebabkan karena kesulitan melakukan estimasi.
Resiko yang disebabkan karena asumsi yang dibuat selama proses perencanaan.
Resiko yang disebabkan adanya even yang tidak terlihat (atau tidak direncanakan).

Beberapa kategori faktor yang perlu dipertimbangkan adalah sebagai berikut:

Application Factor

Sesuatu yang alami dari aplikasi baik aplikasi pengolahan data yang sederhana, sebuah sistem kritis yang aman maupun sistem terdistribusi yang besar dengan elemen real time terlihat menjadi sebuah faktor kritis. Ukuran yang diharapkan dari aplikasi juga sesuatu yang penting – sistem yang lebih besar, lebih besar dari masalah error, komunikasi dan manajemennya.

Staff Factor

Pengalaman dan kemampuan staf yang terlibat merupakan faktor utama – seorang programer yang berpengalaman, diharapkan akan sedikit melakukan kesalahan dibandingkan dengan programer yang sedikit pengalamannya. Akan tetapi kita harus juga mempertimbangkan ketepatan pengalaman tersebut- pengalaman membuat modul dengan Cobol bisa mempunyai nilai kecil jika kita akan mengembangkan sistem kendali real-time yang komplek dengan mempergunakan C++.

Beberapa faktor seperti tingkat kepuasan staf dan tingkat pergantian dari staf juga penting untuk keberhasilan sebarang pengembangan – staf yang tidak termotivasi atau person utama keluar dapat menyebabkan kegagalan pengembangan.

Project Factor

Merupakan hal yang penting bahwa pengembangan dan obyektifnya terdefinisi dengan baik dan diketahui secara jelas oleh semua anggota tim dan semua stakeholder utama. Jika hal ini tidak terlaksana dapat muncul resiko yang berkaitan dengan keberhasilan pengembangan tersebut. Dengan cara serupa, perencanaan kualitas yang formal dan telah disepakati harus dipahami oleh semua partisipan. Jika perencanaan kualitas kurang baik dan tidak tersosialisasi maka dapat mengakibatkan gangguan pada pengembangan tersebut.

Project Methods

Dengan mempergunakan spefikasi dan metode terstruktur yang baik pada manajemen pengembangan dan pengembangan sistem akan mengurangi resiko penyerahan sistem yang tidak memuaskan atau terlambat. Akan tetapi penggunaan metode tersebut untuk pertama kali dapat mengakibatkan problem dan delay.

Hardware/software Factor

Sebuah pengembangan yang memerlukan hardware baru untuk pengembangan mempunyai resiko yang lebih tinggi dibandingkan dengan software yang dapat dibangun pada hardware yang sudah ada (dan familiar). Sebuah sistem yang dikembangkan untuk satu jenis hardware atau software platform tertentu jika dipergunakan pada hardware atau software platform lainnya bisa menimbulkan resiko tambahan (dan tinggi) pada saat instalasi.

Changeover Factor

Kebutuhan perubahan “all-in-one” kedalam suatu sistem baru mempunyai resiko tertentu. Perubahan secara bertahap atau gradual akan meminimisasi resiko akan tetapi cara tersebut tidak praktis. Menjalankan secara paralel dapat memberikan solusi yang aman akan tetapi biasanya tidak mungkin atau terlalu mahal.

Supplier Factor

Suatu pengembangan yang melibatkan organisasi eksternal yang tidak dapat dikendalikan secara langsung dapat mempengaruhi keberhasilan pengembangan. Misal tertundanya instalasi jalur telpon atau pengiriman peralatan yang sulit dihindari- dapat berpengaruh terhadap keberhasilan pengembangan.

Environment Factor

Perubahan pada lingkungan dapat mempengaruhi keberhasilan pengembangan. Misal terjadi perubahan regulasi pajak, akan mempunyai dampak yang cukup serius pada pengembangan aplikasi penggajian.

Health and Safety Factor

Ada satu isu utama yaitu faktor kesehatan dan keamanan dari partisipan yang terlibat dalam pengembangan software walaupun tidak umum (dibandingkan dengan pengembangan teknik sipil) yang dapat mempengaruhi aktifitas pengembangan.